Visumtermin und Einreise: wo die Wochen wirklich verloren gehen

Zwischen „wir stellen ein“ und „sie fängt an“ liegen sechs Stationen, und nur an zwei davon setzt das Gesetz der Behörde eine Frist. Die Wochen gehen dort verloren, wo keine Frist existiert: beim Warten auf vollständige Unterlagen und beim Warten auf den Visumtermin. Dieser Beitrag legt den Verfahrensweg offen, trennt die gesetzlichen Fristen von den Richtwerten und zeigt, an welchen Stellen Arbeitgeber selbst Zeit gewinnen können. Alle Verfahrenszeiten in diesem Beitrag sind Richtwerte; im Einzelfall kann es deutlich schneller oder langsamer gehen.

Der Verfahrensweg in sechs Stationen

Die Einreise einer Fachkraft aus einem Drittstaat ist kein Antrag, sondern eine Kette aus Verfahren mit vier Stellen: der Anerkennungsstelle, der Bundesagentur für Arbeit, der Auslandsvertretung und nach der Einreise der Ausländerbehörde. Jede Station wartet auf die vorherige.

Die Reihenfolge ist nicht starr: Anerkennung, Zustimmung und Visumvorbereitung lassen sich teilweise parallel aufsetzen. Was nicht parallel geht: Der Visumantrag braucht die Nachweise der vorherigen Stationen.

Wo das Gesetz der Behörde eine Frist setzt

Überraschend viele Beteiligte warten, obwohl die Behörde längst hätte liefern müssen. Das Berufsqualifikationsfeststellungsgesetz bindet die Anerkennungsstelle zweimal: die Eingangsbestätigung binnen eines Monats nach Antragseingang (§ 6 Abs. 2 Satz 1 BQFG) und die Entscheidung über die Gleichwertigkeit binnen drei Monaten (§ 6 Abs. 3 Satz 1 BQFG). Eine begründete, rechtzeitig mitgeteilte Verlängerung ist einmal möglich (Satz 3 und 4); bei Hemmungstatbeständen ruht der Lauf (§ 6 Abs. 4 BQFG).

Der häufigste Irrtum steckt im Fristbeginn: Die drei Monate laufen ab Eingang der vollständigen Unterlagen, nicht ab Antragstellung. Das sind zwei getrennte Daten. Fehlt ein Dokument, tickt die Uhr nicht. Wer nach vier Monaten nichts gehört hat, aber im zweiten Monat Unterlagen nachgereicht hat, hat die Frist womöglich noch gar nicht begonnen.

Für die Bundesagentur für Arbeit gilt eine Fiktion statt einer Frist: Ihre Zustimmung gilt als erteilt, wenn sie sich nicht binnen zwei Wochen meldet (§ 36 Abs. 2 Satz 1 BeschV). In den Fällen des § 18g Abs. 4 AufenthG und des beschleunigten Fachkräfteverfahrens nach § 81a AufenthG verkürzt Satz 2 das auf eine Woche.

Wo keine Frist existiert: der Visumtermin

Für die Vergabe eines Termins an der Auslandsvertretung gibt es keine gesetzliche Frist. Wie lange ein Termin dauert, hängt von der Vertretung, der Saison und dem Land ab. Alles, was Sie dazu an Zahlen lesen, sind Richtwerte aus der Praxis, keine Zusagen. Deshalb heißen die Verfahrenszeiten in FachkraftFlow ausdrücklich Planwerte: Sie strukturieren die Planung, sie sind keine Frist, auf die Sie sich berufen könnten.

Drei Hebel liegen in Ihrer Hand, weil sie nicht bei der Behörde liegen. Erstens: Vollständigkeit. Die BQFG-Uhr läuft erst mit vollständigen Unterlagen; was vorher geprüft ist, holt keine Rückfrage-Schleife ein. Die Unterlagenliste steht in Anerkennung: die Unterlagen-Checkliste. Zweitens: Parallelität. Zustimmung und Visumvorbereitung warten nicht aufeinander. Drittens: das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG, das der Arbeitgeber bei der Ausländerbehörde beantragt und das die Abläufe bündelt.

Was das Verfahren kostet: die amtlichen Gebühren

Die Gebühren der Ausländerbehörden stehen in der Aufenthaltsverwaltungsvorschrift. Vier Posten begegnen im Fachkräfteverfahren regelmäßig:

Nicht in dieser Tabelle stehen die Gebühren der Anerkennungsstellen: Sie sind Landes- und Kammerrecht und stehen nirgends im Bundesrecht. Es gibt also keine amtliche Bundeszahl dafür, und wir nennen keine. Was die Wahl zwischen Blauer Karte und Fachkräfteverfahren für das Verfahren bedeutet, steht in Blaue Karte oder Fachkräfteverfahren.

Praxisbeispiel: die Fachkraft, die auf die Uhr wartet, die nicht tickt

Ein mittelständischer Betrieb stellt eine Pflegefachkraft aus einem Drittstaat ein. Der Antrag auf Anerkennung geht am 2. März raus. Vier Monate später fragt der Betrieb beim Amt nach und erfährt: Ein Zeugnis fehlte, die Unterlagen gelten erst seit dem 20. April als vollständig. Die Drei-Monats-Frist des § 6 Abs. 3 BQFG begann also erst am 20. April und endet am 20. Juli. Die vermeintlich verlorenen sieben Wochen waren keine Behördenverspätung, sondern eine nicht tickende Uhr.

Dieselbe Konstellation mit Vollprüfung vorab: Unterlagen vollständig am 2. März, Eingangsbestätigung bis Anfang April, Entscheidung bis Anfang Juni. Parallel laufen Zustimmung und Visumvorbereitung. Der Unterschied liegt nicht im Amt, sondern in der einen Frage vor dem Absenden: Ist alles dabei?

FachkraftFlow bildet genau diese Mechanik ab: Die Zeitachse des Falls rechnet mit Planwerten und weist sie auch so aus, und die Behördenfristen am Fall nehmen Antragsdatum und Vollständigkeitsdatum als zwei getrennte Daten auf. Läuft eine gesetzliche Behördenfrist ab, meldet der Fristenwächter das. Was nicht erfasst ist, wird nicht geraten: Ohne eingetragenes Datum rechnet und mahnt die App nicht.

Häufige Fragen

Wie lange dauert das Visumverfahren für eine Fachkraft?

Eine Gesamtdauer gibt das Gesetz nicht vor. Befristet sind nur Teilstrecken: einen Monat für die Eingangsbestätigung der Anerkennungsstelle und drei Monate für die Entscheidung ab vollständigen Unterlagen (§ 6 Abs. 2 und 3 BQFG). Alle Angaben zum Visumtermin und zur Gesamtdauer sind Richtwerte, die je nach Vertretung und Land stark abweichen können.

Ab wann läuft die Drei-Monats-Frist der Anerkennung?

Mit dem Eingang der vollständigen Unterlagen bei der zuständigen Stelle, nicht mit der Antragstellung (§ 6 Abs. 3 Satz 2 BQFG). Fehlt ein Dokument, beginnt die Frist nicht. Die Eingangsbestätigung, die spätestens nach einem Monat vorliegen muss, sagt Ihnen, ob und was fehlt.

Was passiert, wenn sich die Bundesagentur für Arbeit nicht meldet?

Dann greift die Zustimmungsfiktion: Die Zustimmung gilt als erteilt, wenn die Agentur nicht binnen zwei Wochen antwortet (§ 36 Abs. 2 Satz 1 BeschV). Im beschleunigten Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG und in den Fällen des § 18g Abs. 4 AufenthG verkürzt sich das auf eine Woche.

Was kostet das beschleunigte Fachkräfteverfahren?

Die amtliche Gebühr beträgt 411 € (§ 47 Abs. 1 Nr. 15 AufenthV). Hinzu kommen die Gebühren für das Visum (75 €) und später die Erteilung des Aufenthaltstitels (100 €). Die Gebühren der Anerkennungsstellen sind Landes- und Kammerrecht und lassen sich bundesweit nicht als Zahl nennen.

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verfahrenszeiten sind Richtwerte und können im Einzelfall abweichen.