Onboarding ausländischer Fachkräfte: die ersten 30 Tage

Wenn das Visum da ist, gilt der Fall im Betrieb meist als erledigt. Tatsächlich beginnt danach die dichteste Frist-Phase: Prüfpflichten vor dem ersten Dienstplan, ein dreistufiger Nachweis nach dem Nachweisgesetz, Meldungen an mehrere Stellen. Dieser Beitrag sortiert, was in den ersten 30 Tagen Rechtspflicht ist, wer sie schuldet — und was reine Empfehlung ist.

Warum der Tag der Einreise nicht der Tag null ist

Anerkennung und Visum sind der lange, sichtbare Teil eines Falls. Der kurze, unsichtbare Teil kommt danach — und er ist der einzige, in dem der Betrieb selbst Fristadressat ist. Ab dem ersten Arbeitstag laufen Fristen gegen Sie, nicht mehr gegen Behörden.

Dabei fallen zwei Dinge zusammen: die allgemeinen Arbeitgeberpflichten jeder Einstellung und die aufenthaltsrechtlichen Pflichten, die nur bei ausländischen Beschäftigten dazukommen. Die zweite Gruppe wird vergessen, weil sie an keinen Lohnlauf gekoppelt ist.

Die Prüfpflicht am Tag null — und die Kopie, die bleiben muss

§ 4a Abs. 1 AufenthG stellt den Grundsatz auf: Ausländer, die einen Aufenthaltstitel besitzen, dürfen eine Erwerbstätigkeit ausüben, es sei denn, ein Gesetz bestimmt ein Verbot. Die Erwerbstätigkeit kann durch Gesetz beschränkt sein; eine darüber hinausgehende Tätigkeit bedarf der Erlaubnis.

Für den Betrieb folgt daraus eine eigene Handlungspflicht. Nach § 4a Abs. 5 AufenthG darf ein Ausländer nur beschäftigt werden, wenn er einen Aufenthaltstitel besitzt und kein diesbezügliches Verbot und keine diesbezügliche Beschränkung besteht. Wer im Bundesgebiet einen Ausländer beschäftigt, muss drei Dinge tun:

• prüfen, ob diese Voraussetzungen vorliegen,
• eine Kopie aufbewahren — des Aufenthaltstitels, der Arbeitserlaubnis der Bundesagentur für Arbeit oder der Bescheinigung über die Aufenthaltsgestattung oder über die Aussetzung der Abschiebung, elektronisch oder in Papierform, für die Dauer der Beschäftigung,
• der Ausländerbehörde mitteilen, dass eine Beschäftigung, für die ein Aufenthaltstitel nach Kapitel 2 Abschnitt 4 erteilt wurde, vorzeitig beendet wurde — binnen vier Wochen ab Kenntnis.

An der Kopie fehlt es in Prüfungen am häufigsten. Sie muss die gesamte Dauer der Beschäftigung abdecken, nicht nur den Einstellungsmonat. Legen Sie die Kopie am ersten Tag in die Personalakte, mit dem Gültigkeitsdatum als eigenem Feld. Welche Unterlagen davor im Anerkennungsverfahren zusammenkommen, steht in Berufsanerkennung: welche Unterlagen die Stelle verlangt.

Der Fristkalender der ersten 30 Tage

Die Fristen kommen aus mehreren Vorschriften und zählen ab drei verschiedenen Punkten: dem ersten Tag der Arbeitsleistung, dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses, dem Einzug. Diese drei Punkte fallen oft auseinander — wer alles auf den ersten Arbeitstag bezieht, rechnet sich Fristen schön.

Der Unterschied zwischen den Zählpunkten ist keine Wortklauberei. Beginnt das Arbeitsverhältnis vertraglich am 1., tritt die Fachkraft aber erst am 8. an, endet die Sieben-Tage-Stufe am 8. und nicht am 15. Und die dritte Stufe ist eine Monatsfrist, kein Zeitraum von 30 Tagen: Sie richtet sich nach §§ 187, 188 BGB und endet je nach Monatslänge vor oder nach dem dreißigsten Tag. Beginnt das Arbeitsverhältnis im Februar, ist ein pauschal gerechneter Tag 30 bereits zu spät.

Der Steuerteil hängt an einer Angabe der Fachkraft: Nach § 39e Abs. 4 EStG teilt sie bei Eintritt in das Dienstverhältnis Identifikationsnummer und Geburtstag mit, außerdem, ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt, und ob ein Freibetrag abgerufen werden soll. Erst dann kann der Betrieb die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale abrufen. Wer gerade zugezogen ist, hat die Nummer oft noch nicht — dieser Zettel entscheidet über die erste Abrechnung.

Wer welche Aufgabe schuldet

Die zweite Fehlerquelle nach vergessenen Fristen ist die falsche Zuständigkeit: Der Betrieb wartet auf die Fachkraft, die Fachkraft wartet auf den Betrieb.

Die letzte Zeile verdient einen eigenen Satz: Für Wohnungssuche, Konto, Sprachkurs und Behördenbegleitung gibt es keine gesetzliche Pflicht. Sie sind trotzdem der Teil, an dem Onboardings scheitern — aus wirtschaftlichen, nicht aus rechtlichen Gründen.

Auch die Unterweisung braucht eine ehrliche Einordnung. § 12 Abs. 1 ArbSchG verlangt, dass sie ausreichend und angemessen ist und bei der Einstellung vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgt; eine Vorgabe zur Sprache enthält der Wortlaut nicht. Ihren Zweck erfüllt sie trotzdem nur, wenn die unterwiesene Person sie versteht — Übersetzung ist praktische Konsequenz, keine zusätzliche Rechtspflicht.

Praxisbeispiel: Pflegefachkraft, Tag 1 bis Tag 30

Ein Pflegedienst stellt eine Pflegefachkraft von den Philippinen ein, Route: Anerkennungspartnerschaft. Vereinbarter Beginn des Arbeitsverhältnisses ist der 1. des Monats, Ankunft der 5., Wohnungsübergabe im Personalwohnheim der 6., erster Arbeitstag der 8. Damit fallen die erste und die zweite Nachweisstufe auf denselben Tag: den 8. Die Sieben-Tage-Stufe zählt ab dem vereinbarten Beginn, nicht ab dem ersten Dienst — wer sie auf den 15. legt, ist eine Woche zu spät. Eine Sofortmeldung fällt hier nicht an: Pflegedienste stehen nicht in der Liste des § 28a Abs. 4 SGB IV. Vier Routinen halten diesen Monat zusammen:

Genau dafür ist FachkraftFlow gebaut: pro Fachkraft ein Fall mit Route, Dokumentenliste und Zeitachse zum Abhaken, einem Fortschritt in Prozent und zwei Warnungen, die erfahrungsgemäß zu spät auffallen — der fehlende Sprachnachweis auf dem für die Pflege verlangten Niveau und der noch offene Arbeitsvertrag. Die hinterlegte Zeitachse dieser Route reicht von der Einreise in Monat 3 bis 5 über Kenntnisprüfung oder Anpassungslehrgang in Monat 5 bis 10 bis zur deutschen Berufsurkunde in Monat 10 bis 12. Fehlt der Sprachnachweis noch, rückt die Software den Sprachkurs als erste Phase davor und verschiebt alle weiteren Schritte sowie die Gesamtdauer entsprechend nach hinten. Alles Richtwerte aus der Fallplanung, keine Behördenzusagen.

Ein Sonderfall, der im ersten Monat untergeht: Fährt die neue Kollegin für den Betrieb ins EU-, EWR- oder Schweizer Ausland, braucht es eine A1-Bescheinigung — ab dem ersten Tag, ohne Bagatellgrenze, wie in A1-Bescheinigung bei der eintägigen Dienstreise beschrieben. Die Software ersetzt dabei keine Rechts-, Steuer- oder Ausländerrechtsberatung und übernimmt keine Meldung an eine Behörde.

Häufige Fragen

Was muss ein Arbeitgeber vor dem ersten Arbeitstag einer ausländischen Fachkraft prüfen?

Ob ein Aufenthaltstitel vorliegt und kein diesbezügliches Verbot und keine diesbezügliche Beschränkung besteht (§ 4a Abs. 5 Satz 1 AufenthG). Zusätzlich ist für die Dauer der Beschäftigung eine Kopie des Aufenthaltstitels oder der entsprechenden Bescheinigung aufzubewahren — elektronisch oder in Papierform.

Was muss am ersten Arbeitstag schriftlich vorliegen?

Der erste Teil der Niederschrift über die wesentlichen Vertragsbedingungen: Name und Anschrift der Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts sowie die vereinbarte Arbeitszeit einschließlich Ruhepausen und Ruhezeiten — spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung (§ 2 Abs. 1 Satz 9 NachwG). Weitere Angaben folgen bis zum siebten Kalendertag und bis einen Monat nach dem vereinbarten Beginn.

Bis wann muss sich eine neu eingereiste Fachkraft beim Einwohnermeldeamt anmelden?

Innerhalb von zwei Wochen nach dem Einzug. § 17 Abs. 1 BMG bestimmt, dass sich anzumelden hat, wer eine Wohnung bezieht. Die Pflicht trifft die Person selbst, nicht den Arbeitgeber.

Muss ich der Ausländerbehörde melden, wenn die Fachkraft vorzeitig aufhört?

Ja, wenn der Aufenthaltstitel für diese Beschäftigung nach Kapitel 2 Abschnitt 4 des Aufenthaltsgesetzes erteilt wurde. Die vorzeitige Beendigung ist der zuständigen Ausländerbehörde innerhalb von vier Wochen ab Kenntnis mitzuteilen (§ 4a Abs. 5 AufenthG).

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verfahrenszeiten sind Richtwerte und können im Einzelfall abweichen.